மைக்ரோசாஃப்ட் குழுக்களில் ஒரு கூட்டத்தை எவ்வாறு திட்டமிடுவது

அனைத்து உறுப்பினர்களும் கலந்துகொள்ள முக்கியமான கூட்டங்களைத் திட்டமிடுங்கள்

மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்கள் போன்ற கூட்டுத் தளங்கள் ரிமோட் ஒர்க்கிங் கேமை முழுவதுமாக மாற்றிவிட்டன. பல நிறுவனங்கள் இந்த தளங்கள் வழங்கும் அற்புதமான அம்சங்களின் காரணமாக சக ஊழியர்களிடையே தொடர்பு கொள்வதற்காக மின்னஞ்சல்களிலிருந்து மைக்ரோசாஃப்ட் குழுக்கள் போன்ற பயன்பாடுகளுக்கு மாறுகின்றன.

மைக்ரோசாஃப்ட் குழுக்கள் வழங்கும் ஒரு அம்சம், உலகளாவிய பயனர்கள் விரும்பும் ஒரு அம்சம், திட்டமிடப்பட்ட கூட்டங்களை மேடையில் நடத்தும் திறன் ஆகும். தற்காலிக சந்திப்புகளுக்கு கூடுதலாக, பயனர்கள் கூட்டங்களையும் திட்டமிடலாம். முன்னதாக, Microsoft 365 வணிக சந்தாதாரர்கள் மட்டுமே திட்டமிடப்பட்ட தனிப்பட்ட அல்லது சேனல் சந்திப்புகளை நடத்த முடியும். ஆனால் இப்போது மைக்ரோசாப்ட் டீம்ஸ் இலவச பயனர்களுக்கான விருப்பத்தையும் மைக்ரோசாப்ட் சேர்த்துள்ளது. நிறுவன உறுப்பினர்கள் மற்றும் வெளியாட்களுடன் (பொதுவாக மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்ஸ் மீட்டிங் உலகில் விருந்தினர்கள் என அழைக்கப்படும்) குழுக்களில் கூட்டங்களை திட்டமிடுவது எவ்வளவு எளிது.

நீங்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்ஸ் இலவச பயனராக இருந்தால், கூட்டத்தை எவ்வாறு திட்டமிடுவது

Microsoft Teams டெஸ்க்டாப் பயன்பாட்டைத் திறக்கவும் அல்லது teams.microsoft.com க்குச் செல்லவும். இடதுபுறத்தில் உள்ள வழிசெலுத்தல் பட்டியில் இருந்து 'மீட்டிங்ஸ்' விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

குறிப்பு: ‘மீட்டிங்ஸ்’ விருப்பம் இல்லை என்றால், உங்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்ஸ் டெஸ்க்டாப் பயன்பாட்டைப் புதுப்பிக்க முயற்சிக்கவும், ஏனெனில் புதிய விருப்பம் இப்போதுதான் வெளிவரத் தொடங்கியுள்ளது. சமீபத்திய பதிப்பிற்குப் புதுப்பித்தல் இன்னும் விருப்பத்தைக் காட்டவில்லை என்றால், அம்சம் உங்களுக்கு வெளிவரும் வரை காத்திருக்க வேண்டியது மட்டுமே.

மீட்டிங்ஸ் டேப் திறக்கும். நீங்கள் இரண்டு விருப்பங்களைக் காண்பீர்கள்: 'இப்போது சந்திக்கவும்' மற்றும் 'ஒரு சந்திப்பைத் திட்டமிடு'. திட்டமிடல் சாளரத்தைத் திறக்க, ‘ஒரு கூட்டத்தைத் திட்டமிடு’ என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

உங்கள் சந்திப்பிற்கு ஒரு தலைப்பைக் கொடுத்து, கூட்டத்தின் காலத்திற்கான தேதி மற்றும் நேரத்தைக் குறிப்பிடவும். பின்னர் 'அட்டவணை' பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.

குழுக்கள் கூட்டத்தை திட்டமிடும். அழைப்பிதழைப் பகிர்வதற்கான சில விருப்பங்கள் உங்கள் திரையில் தோன்றும். மீட்டிங் தகவலை நகலெடுத்து, இணைப்பை மின்னஞ்சல் அல்லது ஏதேனும் செய்தியிடல் ஆப்ஸ் மூலம் அனுப்புவதன் மூலம் அதைப் பகிரலாம் அல்லது நிகழ்வை உருவாக்குவதன் மூலம் Google Calendar அல்லது Outlook Calendar ஐப் பயன்படுத்தி அழைப்பை அனுப்பலாம். நீங்கள் விரும்பிய விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

முக்கியமான குறிப்பு: குறைந்தபட்சம் சந்திப்புத் தகவலை நகலெடுக்காமல் இந்தப் படியைத் தவிர்க்க வேண்டாம். இந்தச் சாளரத்தை மூடிவிட்டால், உங்களால் தகவலை மீண்டும் அணுக முடியாது. தற்போது காலண்டர் நிகழ்வை உருவாக்க வேண்டாம் என நீங்கள் தேர்வுசெய்தால், இலவசப் பயனர்கள் திட்டமிடப்பட்ட சந்திப்புகளைக் கண்காணிக்க மைக்ரோசாஃப்ட் குழுக்கள் உள்ளமைக்கப்பட்ட காலெண்டரைக் கொண்டிருக்கவில்லை. அதாவது, இந்தப் படியைத் தவிர்த்தால், மீட்டிங்கில் சேரவோ மற்றவர்களை நீங்கள் திட்டமிட்ட மீட்டிங்கில் அழைக்கவோ முடியாது.

தற்போது, ​​இலவச பயனர்கள் திட்டமிடப்பட்ட சந்திப்புகளை தனிப்பட்ட முறையில் மட்டுமே நடத்த முடியும், சேனல்களில் அல்ல. எனவே மீட்டிங் இன்வைட் லிங்க் உள்ளவர்கள் மட்டுமே மீட்டிங்கில் சேர முடியும்.

நீங்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் 365 வணிக பயனராக இருந்தால், கூட்டத்தை எவ்வாறு திட்டமிடுவது

மைக்ரோசாஃப்ட் 365 பிசினஸ் சந்தாதாரர்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்ஸ் பயன்பாட்டிலிருந்து ஒரு சந்திப்பைத் திட்டமிடலாம் அல்லது குழுக்களில் சந்திப்பைத் திட்டமிட அவுட்லுக்கைப் பயன்படுத்தலாம்.

மைக்ரோசாஃப்ட் குழுக்களிடமிருந்து ஒரு கூட்டத்தைத் திட்டமிடுங்கள்

Microsoft Teams டெஸ்க்டாப் பயன்பாட்டைத் திறக்கவும் அல்லது teams.microsoft.com க்குச் சென்று உங்கள் Microsoft கணக்கில் உள்நுழையவும். பின்னர், இடதுபுறத்தில் உள்ள வழிசெலுத்தல் பட்டியில் இருந்து 'கேலெண்டர்' விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

காலெண்டரில், சந்திப்பைத் திட்டமிட, 'புதிய சந்திப்பு' பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.

புதிய மீட்டிங்கை உருவாக்குவதற்கான திரை திறக்கும். கூட்டத்தின் தலைப்பைச் சேர்த்து, பின்னர் மக்களை அழைக்க, 'தேவையான பங்கேற்பாளர்களைச் சேர்' பெட்டியில் பங்கேற்பாளர்களின் பெயர்களைத் தட்டச்சு செய்யவும்.

உங்கள் நிறுவனத்தை சாராத ஒருவர் மீட்டிங்கில் சேர விரும்பினால், சந்திப்பிற்கான அழைப்பிதழ் இணைப்பை அவர்களுக்கு அனுப்ப, பெட்டியில் அவர்களின் மின்னஞ்சல் முகவரியை உள்ளிடவும்.

பங்கேற்பாளர்கள் அனைவரையும் சேர்த்த பிறகு, கூட்டத்திற்கான நேரத்தை அமைக்கவும். அனைவருக்கும் வேலை செய்யும் சந்திப்பிற்கான நேரத்தை அமைக்க, அனைவரின் காலெண்டரிலிருந்தும் இலவச நேரத்தைக் கண்டறிய, 'திட்டமிடல் உதவியாளர்' ஐப் பயன்படுத்தலாம்.

மைக்ரோசாப்ட் குழுக்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட அட்டவணையில் சந்திப்பை மீண்டும் செய்ய அனுமதிக்கின்றன. கீழ்தோன்றும் மெனுவிலிருந்து பொருத்தமான விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். மீட்டிங்கை மீண்டும் செய்ய விரும்பவில்லை எனில், 'திரும்பத் திரும்ப வேண்டாம்' என்ற அமைப்பை விட்டுவிடவும்.

அடுத்தது, சந்திப்பின் தனியுரிமை அமைப்புகளைத் தீர்மானிக்கும் ‘சேனலைச் சேர்’ அமைப்பாகும். உங்கள் சந்திப்பை தனிப்பட்டதாக வைத்திருக்க அதை காலியாக வைக்கவும். குழு உறுப்பினர்களுக்கு மீட்டிங்கைத் திறக்க, சேனலைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். கூட்டத்திற்கு பல சேனல்களையும் நீங்கள் தேர்வு செய்யலாம்.

குழு உறுப்பினர்கள் நிகழ்ச்சி நிரல்களை அமைக்கலாம், கோப்புகளைப் பகிரலாம் அல்லது தங்கள் கருத்துகளைச் சேர்க்கலாம்.

சந்திப்பைத் திட்டமிட, ‘அனுப்பு’ அல்லது ‘சேமி’ பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும் (உங்கள் பட்டியலில் பங்கேற்பாளர்கள் இருக்கிறார்களா என்பதைப் பொறுத்து எது தோன்றும்)

அவுட்லுக்கிலிருந்து ஒரு குழு கூட்டத்தைத் திட்டமிடுங்கள்

பயனர்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் அவுட்லுக்கிலிருந்து குழு சந்திப்பையும் திட்டமிடலாம். Outlook பயன்பாட்டைத் திறந்து, காலண்டர் காட்சிக்கு மாறவும். மாற இடது வழிசெலுத்தல் பலகத்தின் கீழே உள்ள ‘கேலெண்டர்’ ஐகானைக் கிளிக் செய்யவும்.

இயல்பாக, மைக்ரோசாப்ட் அணிகள் அவுட்லுக் ஆட்-இன் கொண்டுள்ளது. அவுட்லுக் காலண்டர் பார்வையில் 'புதிய அணிகள் சந்திப்பு' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

சந்திப்பைத் திட்டமிடுவதற்கான திரை திறக்கும். மீட்டிங் பெயரை அமைக்கவும், மீட்டிங் அழைப்பை அனுப்ப பங்கேற்பாளர்களைச் சேர்க்கவும், மீட்டிங் நேரத்தை அமைக்கவும் மற்றும் மீட்டிங் அழைப்பை அனுப்ப 'அனுப்பு' பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.

குறிப்பு: தற்போது, ​​பயனர்கள் Outlook இலிருந்து சந்திப்புகளைத் திட்டமிடலாம், ஆனால் அவற்றை எந்தச் சேனல்களிலும் வைத்திருக்க முடியாது.

மைக்ரோசாஃப்ட் குழுக்களில் கூட்டங்களை நடத்துவது மிகவும் வசதியானது. பயனர்கள் மைக்ரோசாஃப்ட் குழுக்கள் அல்லது அவுட்லுக் பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்தி சந்திப்புகளைத் திட்டமிடலாம். மைக்ரோசாஃப்ட் 365 பிசினஸ் சந்தாவைக் கொண்ட குழு பயனர்கள் திட்டமிடல் உதவியாளரையும் பயன்படுத்தலாம், இது அனைவருக்கும் வேலை செய்யும் சந்திப்பிற்கான நேரத்தைக் கண்டறிய பயனர்களை அனுமதிக்கிறது.

மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்ஸ் இலவச பயனர்களுக்கான திட்டமிடல் இந்த நேரத்தில் மிகவும் அடிப்படையானது, ஆனால் இது புதிதாக செயல்படுத்தப்பட்ட அம்சமாக இருப்பதால், வரவிருக்கும் மாதங்களில் இது முக்கியமான புதுப்பிப்புகளைப் பெறும். உங்கள் நிறுவனத்தில் அங்கம் வகிக்காத நபர்களுக்கு அழைப்பிதழ் இணைப்பையும் நீங்கள் அனுப்பலாம், அதனால் அவர்கள் கூட்டத்தில் ‘விருந்தினர்களாக’ சேரலாம்.