எக்செல் இலிருந்து லேபிள்களை அச்சிடுவது எப்படி

எக்செல் விரிதாளில் நீங்கள் பராமரிக்கும் முகவரி பட்டியலிலிருந்து அஞ்சல் லேபிள்களை அச்சிட விரும்பினால், மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டின் மெயில் மெர்ஜ் அம்சத்தைப் பயன்படுத்தலாம்.

மைக்ரோசாஃப்ட் எக்செல் என்பது வாடிக்கையாளர்களின் தொடர்பு மற்றும் முகவரி தகவல்களைச் சேமிப்பதற்கான சிறந்த இடமாகும். எக்செல் இல் அஞ்சல் பட்டியல்/முகவரிப் பட்டியலை எளிதாக ஒழுங்கமைக்கலாம். ஆனால் அஞ்சல் லேபிள்கள், உறைகள், வாழ்த்து அட்டைகள் அல்லது வேறு எதையும் அச்சிடுவது கடினமான வேலை.

எக்செல் விரிதாளில் நீங்கள் பராமரிக்கும் அஞ்சல் பட்டியலுக்கு வெகுஜன அஞ்சல் அனுப்ப விரும்புகிறீர்கள் என்று வைத்துக்கொள்வோம், மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்ட் மெயில் மெர்ஜ் அம்சத்தைப் பயன்படுத்துவதே சிறந்த வழி. மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் அஞ்சல் இணைப்பு ஆவணத்தை உருவாக்கி, இதை எக்செல் ஒர்க்ஷீட்டுடன் இணைப்பதன் மூலம், எக்செல் பட்டியலிலிருந்து தரவை, அஞ்சலுக்கான அச்சிடக்கூடிய லேபிள்களில் இழுக்கலாம்.

எக்செல் தாளில் இருந்து வேர்டில் அஞ்சல் லேபிள்களை உருவாக்குவது எப்படி

Microsoft Word Mail Merge அம்சத்துடன், நீங்கள் அச்சிடக்கூடிய எக்செல் தாளில் இருந்து அஞ்சல் லேபிள்களின் தாளை உருவாக்கலாம். எக்செல் இலிருந்து உங்கள் லேபிள்களை எவ்வாறு பெருமளவில் அச்சிடுவது என்று உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், இந்த படிப்படியான வழிகாட்டியைப் படிக்கவும்.

எக்செல் இல் உங்கள் அஞ்சல் பட்டியலைத் தயாரிக்கவும்

அஞ்சல் லேபிள்களை உருவாக்க மற்றும் அச்சிட, முதலில், உங்கள் பணித்தாளை சரியாக அமைக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு நெடுவரிசையின் முதல் கலத்திலும் நெடுவரிசை தலைப்பைத் தட்டச்சு செய்து, அந்த நெடுவரிசை தலைப்புகளின் கீழ் அந்தந்த தகவலை நிரப்பவும். நாங்கள் அஞ்சல் லேபிள்களை உருவாக்க விரும்புவதால், நீங்கள் லேபிள்களில் சேர்க்க விரும்பும் ஒவ்வொரு உறுப்புக்கும் ஒரு நெடுவரிசையை உருவாக்கவும் (முதல் பெயர், கடைசி பெயர், முகவரி போன்றவை).

எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் எக்செல் தாளில் இருந்து அஞ்சல் லேபிள்களை உருவாக்கப் போகிறீர்கள் என்றால், அது இந்த அடிப்படைத் தொடர்புத் தகவலைக் கொண்டிருக்கலாம் (நெடுவரிசை தலைப்புகளாக):

• முதல் பெயர்
• கடைசி பெயர்
• தெரு முகவரி
• நகரம்
• நிலை
• அஞ்சல் குறியீடு

கீழே உள்ள ஸ்கிரீன்ஷாட்டைப் பார்க்கவும்:

நீங்கள் எக்செல் இல் தரவை உள்ளிடும்போது, ​​தகவலை தனித்தனி நெடுவரிசைகளாக பிரிக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு பெயர் நெடுவரிசையை உருவாக்குவதற்குப் பதிலாக, பெயரை தலைப்பு, முதல் பெயர், நடுப்பெயர், கடைசி பெயர் போன்ற தனி நெடுவரிசைகளாகப் பிரிக்கவும், இது Word ஆவணத்துடன் தரவை எளிதாக்கும்.

நீங்கள் தரவை உள்ளிடும்போது, ​​உங்கள் பணித்தாளில் வெற்று வரிசைகள் அல்லது நெடுவரிசைகள் எதுவும் இல்லை என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். தரவை உள்ளிட்டு முடித்தவுடன் ஒர்க் ஷீட்டைச் சேமிக்கவும்.

அஞ்சல் பட்டியலுக்கு பெயரிடவும்

நீங்கள் தரவுத் தொகுப்பை உருவாக்கிய பிறகு, பணித்தாளில் வழங்கப்பட்ட தரவுக்கு ஒரு பெயரைக் கொடுங்கள். அதை செய்ய,

தலைப்புகள் உட்பட எக்செல் தாளில் உள்ள முகவரிகளின் பட்டியலைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து, 'சூத்திரங்கள்' தாவலுக்குச் சென்று, வரையறுக்கப்பட்ட பெயர்கள் குழுவிலிருந்து 'வரையறுக்கவும்' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

புதிய உரையாடல் பெட்டி திறக்கும், 'பெயர்' பெட்டியில் பெயரை உள்ளிட்டு, 'சரி' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். பெயரில் ஒரு வார்த்தை அதிகமாக இருந்தால், அவற்றுக்கிடையே (_) அடிக்கோடினைச் சேர்க்கவும் (இடைவெளி அல்லது ஹைபன் அனுமதிக்கப்படவில்லை).

கோப்பு வடிவமைப்பை உறுதிப்படுத்தவும்

உங்கள் லேபிள்களை அச்சிட அஞ்சல் பட்டியலைக் கொண்ட Excel பணித்தாளில் Word ஆவணத்தை இணைக்க வேண்டும். நீங்கள் முதல் முறையாக Word ஐ Excel உடன் இணைக்கிறீர்கள் என்றால், இரண்டு மைக்ரோசாஃப்ட் நிரல்களுக்கு இடையில் கோப்புகளை மாற்ற அனுமதிக்கும் ஒரு மாற்று வடிவமைப்பை நீங்கள் இயக்க வேண்டும்.

இதைச் செய்ய, முதலில், மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்ட் நிரலைத் திறக்கவும். 'கோப்பு' தாவலைக் கிளிக் செய்து, இடது பலகத்தின் கீழே உள்ள 'விருப்பங்கள்' என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

ஒரு புதிய ‘Word Options’ சாளரம் திறக்கும். அதில், இடது பலகத்தில் 'மேம்பட்டது' என்பதைக் கிளிக் செய்து, 'பொது' பகுதிக்கு கீழே உருட்டவும். 'திறந்த நிலையில் கோப்பு வடிவமைப்பு மாற்றத்தை உறுதிப்படுத்தவும்' விருப்பத்தை சரிபார்த்து, 'சரி' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். இது எக்செல் இலிருந்து தரவை எளிதாக இறக்குமதி செய்ய அனுமதிக்கும்.

வேர்டில் மெயில் மெர்ஜ் ஆவணத்தை அமைக்கவும்

அடுத்து, நீங்கள் சேர்க்க விரும்பும் அஞ்சல் லேபிள்களுக்கான பிரதான லேபிள் ஆவணத்தை MS Word இல் அமைக்க வேண்டும்.

வெற்று வேர்ட் ஆவணத்தைத் திறக்கவும். 'அஞ்சல்' என்பதற்குச் சென்று 'ஸ்டார்ட் மெயில் மெர்ஜ்' ஐகானைக் கிளிக் செய்யவும். பின்னர், கீழ்தோன்றலில் இருந்து 'லேபிள்கள்' விருப்பம்.

செயல்முறையின் மூலம் உங்களுக்கு வழிகாட்டும் 'படிப்படியாக அஞ்சல் ஒன்றிணைக்கும் வழிகாட்டி' விருப்பத்தையும் நீங்கள் தேர்வு செய்யலாம்.

'லேபிள் விருப்பங்கள்' உரையாடல் சாளரம் தோன்றும், இங்கே, உங்கள் லேபிள் சப்ளையர் மற்றும் தயாரிப்பு எண்ணைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். நாங்கள் 3M லேபிள் உற்பத்தியாளரை எங்கள் விற்பனையாளராக தேர்வு செய்கிறோம், ஏனெனில் அதுதான் நாங்கள் பயன்படுத்துகிறோம். ஆனால் நீங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட விற்பனையாளரைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்றால், எ.கா. அவேரி, அதற்குப் பதிலாக நீங்கள் அவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம்.

அடுத்து, லேபிள் விருப்பங்கள் சாளரத்தின் கீழ் இடது மூலையில் உள்ள ‘விவரங்கள்’ பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும், புதிய உரையாடல் பெட்டி திறக்கும். இங்கே, லேபிளின் விளிம்புகள், உயரம், அகலம், சுருதி மற்றும் அளவை மாற்றலாம். மாற்றங்களைச் செய்த பிறகு ‘சரி’ என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

இப்போது, ​​Word பக்கம் இப்படி தோன்றும்:

பணித்தாளை வார்த்தையின் லேபிள்களுடன் இணைக்கவும்

இப்போது, ​​Excel இலிருந்து தகவல்களைப் பெற மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் வெற்று லேபிள்களை அமைத்துள்ளீர்கள். அடுத்து, உங்கள் லேபிள்களுக்கு தரவை மாற்ற, உங்கள் அஞ்சல்/முகவரிப் பட்டியலைக் கொண்ட பணித்தாளில் வார்த்தை ஆவணத்தை இணைக்க வேண்டும்.

வேர்ட் ஆவணத்தில் உள்ள 'அஞ்சல்' தாவலுக்குச் சென்று, 'பெறுநர்களைத் தேர்ந்தெடு' விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். கீழ்தோன்றும் சாளரத்தில், 'இருக்கும் பட்டியலைப் பயன்படுத்து' விருப்பத்தைக் கிளிக் செய்யவும்.

தரவு மூலத்தைத் தேர்ந்தெடு சாளரத்தில் அஞ்சல் பட்டியலுடன் எக்செல் விரிதாளுக்குச் செல்லவும், கோப்பைத் தேர்ந்தெடுத்து 'திற' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

நீங்கள் உறுதிப்படுத்தும் தரவு மூல உரையாடல் பெட்டியைக் கண்டால், 'OLE DB தரவுத்தள கோப்புகள்' என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து 'சரி' பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.

தேர்வு அட்டவணை என்ற மற்றொரு பாப்-அப் சாளரம் தோன்றும். உங்கள் முகவரிப் பட்டியலுக்கு (Customer_Mailing_List) பெயரிட்டிருந்தால், அதைத் தேர்ந்தெடுத்து 'சரி' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். இல்லையெனில், உங்கள் பட்டியலைக் கொண்ட பணித்தாளைத் தேர்ந்தெடுத்து, 'சரி' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

நீங்கள் பார்க்க முடியும் என, வார்த்தை ஆவணம் இப்போது முகவரி லேபிள்களால் நிரப்பப்பட்டுள்ளது, அது 'அடுத்த பதிவு"' என்று கூறுகிறது.

அஞ்சல் இணைப்புக்கான பெறுநர் பட்டியலைத் திருத்தவும்

'அஞ்சல்' தாவலில் உள்ள 'பெறுநர் பட்டியலைத் திருத்து' விருப்பத்தை கிளிக் செய்யவும்.

உங்கள் முகவரி பட்டியலிலிருந்து அனைத்து பெறுநர்களையும் பட்டியலிட்டு 'அஞ்சல் இணைப்பு பெறுநர்கள்' சாளரம் தோன்றும். அனைத்தும் இயல்பாகவே தேர்ந்தெடுக்கப்படும். இங்கே, உங்கள் பட்டியலில் இருந்து பெறுநர்களை வரிசைப்படுத்தலாம், வடிகட்டலாம், சேர்க்கலாம் அல்லது அகற்றலாம்.

உங்கள் லேபிள்களில் நீங்கள் விரும்பாத பெறுநர்களின் பெயர்களுக்கு அடுத்துள்ள தேர்வுப்பெட்டியை அழிக்கவும்.

அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு புலங்களைச் சேர்க்கவும்

இப்போது, ​​நீங்கள் ஒன்றிணைப்பதை முடிப்பதற்கு முன், ஆவணத்தில் அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு புலங்களைச் சேர்க்க வேண்டும். உங்கள் லேபிள்களில் அஞ்சல் இணைப்புப் புலங்களைச் சேர்க்கும் போது, ​​அந்தப் புலங்கள் உங்கள் பணித்தாளில் உள்ள நெடுவரிசைத் தலைப்புகளுக்கான ஒதுக்கிடங்களாக மாறும். ஒன்றிணைப்பு முடிந்ததும், உங்கள் எக்செல் அஞ்சல் பட்டியலில் உள்ள தரவுகளுடன் ஒதுக்கிடங்கள் மாற்றப்படும்.

அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு புலங்களைச் சேர்க்க, அஞ்சல் தாவலில் உள்ள புலங்களை எழுது மற்றும் செருகு குழுவிலிருந்து 'முகவரித் தொகுதி' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

இங்கே, பெறுநரின் பெயர் லேபிளில் தோன்றுவதற்கான பொருத்தமான வடிவமைப்பை நீங்கள் குறிப்பிடலாம். 'முன்னோட்டம்' பிரிவின் கீழ் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட முகவரி வடிவத்தின் மாதிரிக்காட்சியைக் காணலாம். புலங்களைச் சேர்க்க ‘சரி’ என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

உங்கள் முகவரித் தொகுதியின் பகுதிகள் விடுபட்டிருந்தால் அல்லது தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட முகவரி வடிவத்துடன் பொருந்தவில்லை என்றால், Excel இல் உள்ள உங்கள் முகவரிப் பட்டியலின் நெடுவரிசை தலைப்புகள் இயல்புநிலை Word mail merge புலங்களில் இருந்து மாறுபடும். முகவரித் தொகுதிக்குத் தேவையான புலங்களுடன் சரியான புலங்களைப் பொருத்த, ‘மேட்ச் ஃபீல்ட்ஸ்’ பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.

'மேட்ச் ஃபீல்ட்ஸ்' சாளரத்தில், முகவரித் தொகுதிக்குத் தேவையான புலங்கள் உங்கள் பணிப்புத்தகத்தில் உள்ள நெடுவரிசையுடன் பொருந்துகிறதா எனச் சரிபார்க்கவும். இல்லையெனில், தேவையான புலத்திற்கு அடுத்துள்ள கீழ்தோன்றும் பொத்தானைக் கிளிக் செய்து, அதை உங்கள் எக்செல் கோப்பில் உள்ள நெடுவரிசை தலைப்புடன் பொருத்தவும். நீங்கள் முடித்ததும், 'சரி' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

இப்போது, ​​உங்கள் ஆவணத்தின் முதல் லேபிளில் ‘ «AddressBlock»’ தோன்றும்.

அடுத்து, முதல் லேபிளின் (<>) லேபிள் வடிவம் மற்றும் தளவமைப்பை வேர்ட் டாகுமெண்ட்டில் உள்ள மற்ற லேபிள்களுக்கு நகலெடுக்க வேண்டும். அதைச் செய்ய, அஞ்சல்கள் தாவலின் கீழ் எழுது & செருகு பலகத்தில் ‘லேபிள்களைப் புதுப்பி’ என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பைச் செய்யவும்

வேர்ட் டாகுமெண்ட் மற்றும் எக்செல் ஃபைலை இணைப்பதற்கு முன், முடிக்கப்பட்ட லேபிள்கள் எப்படி இருக்கும் என்று பார்க்கலாம்.

உங்கள் முடிவுகளை மதிப்பாய்வு செய்ய, மேல் பட்டியில் இருந்து ‘முன்னோட்டம் முடிவுகள்’ விருப்பத்தைத் தேர்வு செய்யவும்.

இப்போது, ​​நீங்கள் உண்மையான அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பைச் செய்யலாம்.

முகப்புத் தாவலில் தற்போது முன்னோட்டமிடப்பட்ட லேபிளை நீங்கள் வடிவமைக்கலாம். நீங்கள் லேபிள்களின் எழுத்துரு வகை, எழுத்துரு அளவு, எழுத்துரு நிறம் போன்றவற்றையும் உங்கள் விருப்பப்படி மாற்றலாம். தற்போது முன்னோட்டமிடப்பட்ட லேபிளை வடிவமைத்து முடித்ததும், அனைத்து லேபிள்களுக்கும் வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்த, அஞ்சல்கள் தாவலின் கீழ் 'லேபிள்களைப் புதுப்பி' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

ஒன்றிணைப்பைச் செய்ய, 'அஞ்சல்' தாவலுக்குச் சென்று, பினிஷ் குழுவில் உள்ள 'பினிஷ் & மெர்ஜ்' விருப்பத்தைக் கிளிக் செய்யவும். கீழ்தோன்றலில் இருந்து 'தனிப்பட்ட ஆவணங்களைத் திருத்து' விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

ஒரு சிறிய பாப்-அப் சாளரம் 'புதிய ஆவணத்துடன் ஒன்றிணைத்தல்' எனப்படும். அதில், Merge records என்பதன் கீழ் 'All' என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து முடிக்க, 'OK' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

இப்போது உங்கள் முகவரி பட்டியலிலிருந்து தகவல் உங்கள் லேபிள்களுக்கு மாற்றப்படும் மற்றும் உங்கள் எக்செல் முகவரி பட்டியலிலிருந்து அஞ்சல் லேபிள்களுடன் ஒரு புதிய ஆவணம் தோன்றும். நீங்கள் இப்போது வேறு எந்த வேர்ட் ஆவணத்தையும் போலவே இந்த லேபிள் ஆவணத்தைத் திருத்தலாம், வடிவமைக்கலாம், அச்சிடலாம் மற்றும் சேமிக்கலாம்.

போனஸ் உதவிக்குறிப்பு: எல்லைகளைச் சேர்க்கவும் லேபிள்களுக்கு

எல்லைகள் இல்லாமல் லேபிள்களை வெட்டுவது கடினம். கரைகளைச் சேர்க்க, உரைகளின் மேல் இடது பக்கத்தில் உள்ள பிளஸ் (+) ஐகானைக் கிளிக் செய்யவும்.

இப்போது ஆவணத்தில் உள்ள அனைத்து லேபிள்களும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டுள்ளன, மிதக்கும் மெனுவில் உள்ள 'பார்டர்' ஐகானைக் கிளிக் செய்து, விருப்பங்களிலிருந்து 'அனைத்து எல்லைகளும்' என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

உடனடியாக, வெவ்வேறு லேபிள்களுக்கு இடையே உள்ள பார்டர்களைப் பார்ப்பீர்கள்.

இப்போது செய்ய வேண்டியது உங்கள் லேபிள்களை அச்சிட்டு, அவற்றை வெட்டி, அஞ்சல்களில் ஒட்டவும், உங்கள் அஞ்சல்களை அனுப்பவும் மட்டுமே.