உங்கள் திட்டமிடப்பட்ட மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்களின் கூட்டங்களுக்கு பங்கேற்பாளர்களை எளிதாக அழைக்கவும் மற்றும் அவர்களின் பதில்களைக் கண்காணிக்கவும்.
மெய்நிகர் சந்திப்புகள் சோர்வாக இருக்கலாம். அது எல்லோருக்கும் தெரியும். எனவே, கூட்டத் தொகுப்பாளராக, உங்களால் முடிந்தவரை செயல்முறையை சீராகச் செய்வது உங்கள் பொறுப்பு. அதில் பெரும் பகுதியானது, எல்லா நேரத்திலும் உடனடி சந்திப்புகள் இல்லாதது.
ஒவ்வொருவருக்கும் அவர்களின் நாட்காட்டியில் நிறைய விஷயங்கள் உள்ளன. மற்றும் முன்கூட்டியே ஒரு ஹெட்-அப் பெறுவது அக்கறைக்குரியது மட்டுமல்ல, தொழில்முறையும் கூட. அதிர்ஷ்டவசமாக, மைக்ரோசாஃப்ட் குழு கூட்டங்களுக்கு மக்களை அழைப்பது மிகவும் எளிதானது. மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்களில் நீங்கள் ஒரு சந்திப்பைத் திட்டமிடும் போது, உடனடியாக மக்களை மீட்டிங்கிற்கு அழைக்கலாம்.
குறிப்பு: Microsoft Teams இலவச மற்றும் தனிப்பட்ட கணக்குகளுக்கு, கூட்டத்தை திட்டமிடும்போது பங்கேற்பாளர்களைச் சேர்க்க விருப்பம் இல்லை. சந்திப்பு இணைப்பை கைமுறையாக அனுப்ப வேண்டும். சந்திப்பு அழைப்புகளை அனுப்பும் விருப்பம் Microsoft 365 கணக்குகளுக்கு மட்டுமே கிடைக்கும்.
இடதுபுறத்தில் உள்ள வழிசெலுத்தல் பேனலில் இருந்து 'கேலெண்டர்' தாவலுக்குச் செல்லவும்.
திரையின் மேல் வலது மூலையில் உள்ள ‘புதிய சந்திப்பு’ பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும். திட்டமிடல் சாளரம் திறக்கும்.
கூட்டத்திற்கு ஒரு தலைப்பைக் கொடுத்து, நிகழ்விற்கான நேரத்தையும் தேதியையும் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர், கூட்டத்திற்கு நீங்கள் அழைக்க விரும்பும் நபர்களைச் சேர்க்க, ‘தேவையான பங்கேற்பாளர்களைச் சேர்’ என்பதற்குச் செல்லவும். உங்கள் நிறுவனத்திற்கு உள்ளேயும் வெளியேயும் உள்ள பயனர்களை நீங்கள் அழைக்கலாம்.
உங்கள் நிறுவனத்திலிருந்து பயனர்களை அழைக்க, அவர்களின் பெயர்களைத் தட்டச்சு செய்யவும். உங்கள் நிறுவனத்தில் உள்ள உறுப்பினர்களிடமிருந்து குழுக்கள் பரிந்துரைகளை வழங்கும். அவர்களைச் சேர்க்க அவர்களின் பெயரைக் கிளிக் செய்யவும்.
உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வெளியே உள்ள பயனர்களை அழைக்க, அந்த நபரின் முழு மின்னஞ்சல் முகவரியை உள்ளிட வேண்டும். அவர்களின் மின்னஞ்சல் முகவரியை உள்ளிட்ட பிறகு Enter விசையை அழுத்தவும் அல்லது அவர்களை சந்திப்பில் பங்கேற்பாளர்களாகச் சேர்க்க, 'அழை' பரிந்துரையைக் கிளிக் செய்யவும்.
இருப்பு தேவையில்லாத பயனர்களுக்கு, உரைப்பெட்டியின் முடிவில் உள்ள 'விருப்பம்' பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
புதிய துறை விரிவடையும். தேவையான பங்கேற்பாளர்களுடன் நீங்கள் செய்ததைப் போலவே விருப்பமான பங்கேற்பாளர்களையும் இங்கே உள்ளிடவும். நிறுவன உறுப்பினர்களுக்கு, அவர்களின் பெயரை உள்ளிட்டு, குழு பரிந்துரைகளில் இருந்து அதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வெளியே உள்ள உறுப்பினர்களுக்கு, முழு மின்னஞ்சல் முகவரியை உள்ளிடவும்.
உங்கள் காலெண்டரை மற்ற பங்கேற்பாளர்களின் காலெண்டர்களுடன் ஒப்பிட்டுப் பார்க்க, அனைவருக்கும் பொருத்தமான நேரத்தைக் கண்டறிய, குழுக்கள் திட்டமிடல் உதவியாளரையும் கொண்டுள்ளன. பொருத்தமான நேரத்தைக் கண்டறிய குழுக்களிடமிருந்து உதவியைப் பெற, ‘திட்டமிடல் உதவியாளர்’ தாவலுக்குச் செல்லவும்.
சந்திப்பு திட்டமிடல் சாளரத்தில் அனைத்து விவரங்களையும் உள்ளிட்ட பிறகு, 'அனுப்பு' பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
சந்திப்பில் பங்கேற்பவர்கள் அனைவருக்கும் (தேவையான மற்றும் விருப்பத்தேர்வு) அவர்களின் Outlook அஞ்சல்பெட்டிக்கு (நிறுவனத்தில் உள்ளவர்களுக்கு) அல்லது அவர்களின் மின்னஞ்சல் முகவரிக்கு (வெளியாட்களுக்கு) அழைப்பு அனுப்பப்படும். நீங்கள் அனுப்பிய அழைப்பைப் பயன்படுத்தி பயனர்கள் மீட்டிங்கில் RSVP செய்து அதைத் தங்கள் காலெண்டரில் சேர்க்கலாம்.
மீட்டிங் விவரங்களில் அவர்களின் RSVPகளைப் பார்க்கலாம். மீட்டிங் விவரங்களைப் பார்க்க, காலெண்டரில் இருந்து மீட்டிங்கில் இருமுறை கிளிக் செய்யவும். அனைவரின் RSVP நிலையைக் காட்டும் 'டிராக்கிங்' பேனல் வலதுபுறத்தில் உள்ளது.
ஆரம்பத்தில் மீட்டிங் திட்டமிடப்பட்ட பிறகு, மீட்டிங்கில் பலரையும் அழைக்கலாம். இருமுறை கிளிக் செய்து அல்லது மேலடுக்கு மெனுவிலிருந்து 'திருத்து' என்பதைத் தேர்ந்தெடுப்பதன் மூலம் காலெண்டரிலிருந்து சந்திப்பு விவரங்களைத் திறக்கவும்.
பின்னர், பங்கேற்பாளர்களின் பெயர் அல்லது மின்னஞ்சல் முகவரிகளை 'தேவை' அல்லது 'விரும்பினால்' பங்கேற்பாளர்கள் பிரிவில் சேர்த்து, 'புதுப்பிப்பை அனுப்பு' பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும். ஏற்கனவே சேர்க்கப்பட்ட பயனர்களும் மீண்டும் அழைப்பைப் பெறுவார்கள்.
நீங்கள் சந்திப்பை ரத்துசெய்யலாம், மேலும் மீட்டிங் ரத்துசெய்யப்பட்டதைப் பற்றிய மின்னஞ்சலை அனைவரும் பெறுவார்கள்.
சந்திப்பு விவரங்களைத் திறந்து, மீட்டிங் விவரங்கள் கருவிப்பட்டியின் மேல் இடது மூலையில் உள்ள ‘மீட்டிங்கை ரத்துசெய்’ பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
ஒரு உரையாடல் பெட்டி தோன்றும். பங்கேற்பாளர்களுக்கு அனுப்ப வேண்டிய செய்தி இருந்தால், ரத்துசெய்தல் குறிப்பைச் சேர்க்கலாம். இல்லையெனில், 'சந்திப்பு ரத்துசெய்' பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
அங்கே நீ போ. மைக்ரோசாஃப்ட் குழுக்கள் கூட்டத்திற்கு அழைப்பிதழ்களை அனுப்ப இது ஒரு கேக் துண்டு. நீங்கள் செய்ய வேண்டியதெல்லாம், மீட்டிங் ஷெட்யூலரில் நீங்கள் அழைக்க விரும்பும் பயனர்களைச் சேர்ப்பதுதான். உங்கள் அழைப்புகளின் நிலையைக் கண்காணிப்பதையோ அல்லது சந்திப்பை முழுவதுமாக ரத்து செய்வதையோ மைக்ரோசாப்ட் மிகவும் எளிதாக்குகிறது.